Code de protection des renseignements personnels de DERYtelecom
Volet 1 – Règles générales
Introduction
DERYtelecom est l'un des plus importants câblodistributeurs au Québec. Nous sommes également un acteur de premier plan dans l'accès Internet à haute vitesse, l'hébergement de sites Web et les services de téléphonie par câble. Notre équipe s'engage à offrir aux communautés rurales la même variété et qualité de service de câblodistribution qu'en centre urbain.
DERYtelecom se fait un devoir d'assurer l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et la protection des renseignements personnels relatifs à ses clients. Le Code de protection des renseignements personnels de DERYtelecom est un énoncé officiel des lignes directrices et principes relatifs aux exigences minimales en matière de protection des renseignements personnels concernant les clients de DERYtelecom.
Le Code de DERYtelecom vise à établir des pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des renseignements personnels.
Résumé des principes
Principe 1 – Responsabilité
DERYtelecom est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner au moins une personne qui devra s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et elle doit procéder de façon honnête et licite.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
DERYtelecom ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. DERYtelecom doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Principe 7 – Mesures de sécurité
DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
DERYtelecom doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques de gestion des renseignements personnels.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
DERYtelecom doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de DERYtelecom.
Portée et application
Les dix principes qui constituent le Code de DERYtelecom sont interdépendants et DERYtelecom doit les respecter dans leur totalité. Chaque principe doit être lu de concert avec les observations qui l'accompagnent.
Portée et application du Code de DERYtelecom
Le Code de DERYtelecom s'applique aux renseignements personnels que DERYtelecom recueille, utilise ou communique au sujet de ses clients.
Le Code de DERYtelecom s'applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes leurs formes – verbale, électronique ou écrite.
Le Code de DERYtelecom ne restreint pas la collecte, l'utilisation ou la communication par DERYtelecom des renseignements disponibles dans le public, comme le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'un client, lorsque ces renseignements sont inscrits dans un annuaire ou disponibles par le service d'assistance-annuaire.
Définitions
Client – personne qui
Communication – action de révéler des renseignements personnels à un tiers.
Consentement – acquiescement libre à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels aux fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Toutefois, il doit toujours être non équivoque et ne pas obliger DERYtelecom à le déduire. Le consentement implicite désigne un consentement que l'on peut raisonnablement déduire d'un acte ou d'une omission de la part d'une personne.
Renseignement personnel – renseignement concernant une personne identifiable, mais à l'exclusion des renseignements généraux qui ne peuvent pas être reliés à une personne en particulier. Ces renseignements comprennent les données sur le crédit, les dossiers de facturation, les relevés des services et de l'équipement, ainsi que toute plainte consignée au dossier.
Tiers – personne autre que le client ou son mandataire ou organisme qui ne fait pas partie de DERYtelecom.
Utilisation – traitement, manipulation et gestion de renseignements personnels par DERYtelecom.
Principe 1 – Responsabilité
DERYtelecom est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et désigne une personne qui s'assure du respect des principes énoncés dans le présent code. Au moment de la présente publication, il s'agit de Madame Diane Serres, directrice des ressources humaines, DERYtelecom, 1013, rue Bagot, La Baie (Québec), G7B 2N6.
1.1 Il appartient à la haute direction de DERYtelecom de veiller au respect des dispositions du Code de DERYtelecom et de désigner au moins une personne à cette fin. D'autres employés de DERYtelecom peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la personne désignée ou pour s'occuper des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels.
1.2 DERYtelecom est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a garde, ce qui comprend les renseignements confiés à un tiers pour des fins de traitement. DERYtelecom prendra les moyens appropriés pour assurer un degré comparable de protection des renseignements en cours de traitement par un tiers (voir le principe 7).
1.3 DERYtelecom a mis en oeuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite au Code de DERYtelecom, entre autres :
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
2.1 DERYtelecom recueille des renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :
2.2 DERYtelecom doit préciser, de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit, les fins déterminées au client avant ou pendant la collecte des renseignements personnels. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces fins ou indiquer au client de communiquer avec la personne désignée au sein de DERYtelecom, qui lui expliquera les fins déterminées.
2.3 Sauf lorsque la loi l'y oblige, DERYtelecom n'utilisera pas ou ne communiquera pas pour une nouvelle fin des renseignements personnels déjà recueillis avant d'avoir d'abord défini et consigné la nouvelle fin et obtenu le consentement du client.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
3.1 Dans certaines circonstances, DERYtelecom peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements à l'insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, DERYtelecom peut recueillir ou utiliser des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si cela sert manifestement l'intérêt de la personne concernée et qu'il est impossible d'obtenir son consentement dans un délai approprié, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une personne mineure, gravement malade ou atteinte d'incapacité mentale. DERYtelecom peut aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si le fait de demander le consentement de la personne concernée risque d'aller à l'encontre du but visé par la collecte des renseignements, par exemple, dans le cas d'une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale.
DERYtelecom peut aussi utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement en cas d'urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d'une personne est menacée. DERYtelecom peut communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat qui représente les compagnies, afin de percevoir une créance, respecter une assignation, un mandat ou une autre ordonnance d'un tribunal ou lorsque la loi l'exige.
3.2 Pour obtenir le consentement de la personne concernée, DERYtelecom fera toutes les démarches raisonnables pour s'assurer que le client est informé des fins pour lesquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Ces fins seront énoncées de façon que le client puisse raisonnablement les comprendre.
3.3 Règle générale, DERYtelecom obtiendra le consentement de la personne concernée au moment de recueillir et de communiquer des renseignements personnels. Toutefois, elles peuvent aussi obtenir ce consentement après la collecte des renseignements personnels, mais avant de les utiliser ou de les communiquer pour une nouvelle fin.
3.4 DERYtelecom demandera aux clients de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels, à titre de condition de fourniture d'un produit ou d'un service, dans la mesure seulement où la collecte, l'utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire à l'exécution des fins déterminées.
3.5 Pour déterminer la méthode de consentement appropriée, DERYtelecom tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients.
3.6 Règle générale, l'utilisation des produits et des services par un client constitue un consentement implicite à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels, aux fins déterminées, par DERYtelecom.
3.7 Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d'un délai raisonnable. Les clients peuvent communiquer avec DERYtelecom pour obtenir plus de renseignements sur les conséquences d'un tel retrait.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. DERYtelecom doit procéder de façon honnête et licite.
4.1 DERYtelecom recueille des renseignements personnels principalement auprès de ses clients.
4.2 DERYtelecom peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources, y compris des agences d'évaluation du crédit, des employeurs ou des références personnelles, ou auprès de tiers qui prétendent être autorisés à communiquer ces renseignements.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
DERYtelecom ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. DERYtelecom doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
5.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement (voir 3.1).
5.2 DERYtelecom peut aussi communiquer des renseignements personnels sur un client à :
5.4 DERYtelecom conserve les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client, DERYtelecom conservera soit les renseignements proprement dits, soit une explication des motifs de la décision pendant une période suffisante pour que le client puisse avoir accès à ces renseignements ou à ces motifs.
5.5 DERYtelecom met en œuvre des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques relativement à la conservation et à la destruction des renseignements personnels et des dossiers qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou qui ne sont plus exigés en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
6.1 Les renseignements personnels utilisés par DERYtelecom doivent être assez exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client.
6.2 DERYtelecom fera la mise à jour des renseignements personnels sur les clients seulement lorsque nécessaire pour satisfaire aux fins déterminées ou sur un avis en ce sens de la part de la personne concernée.
Principe 7 – Mesures de sécurité
DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
7.1 DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels contre certains risques comme la perte ou le vol, la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisées, en prenant les mesures de sécurité nécessaires. Elle doit protéger les renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers aux termes d'ententes contractuelles énonçant le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
7.3 Tous les employés de DERYtelecom qui ont accès à des renseignements personnels doivent être tenus, à titre de condition d'emploi, de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements personnels.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
DERYtelecom doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques de gestion des renseignements personnels.
8.1 DERYtelecom doit faciliter la compréhension de ses politiques et pratiques en informant les clients de la fonction et de l'adresse de chaque personne chargée de s'assurer que les départements et succursales respectent le Code de DERYtelecom et à qui il faut acheminer les plaintes ou les demandes de renseignements.
8.2 DERYtelecom diffusera des informations afin d'aider les clients à exercer leurs droits quant à l'utilisation des renseignements personnels qui les concernent, ainsi que des informations sur les services de protection de la vie privée.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
DERYtelecom doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
9.1 Sur demande, DERYtelecom permet à la personne concernée de consulter les renseignements personnels compris dans son dossier. Les renseignements personnels doivent être fournis d'une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne concernée.
9.2 Dans certaines situations, il peut être impossible à DERYtelecom de permettre à un client de consulter tous les renseignements personnels qu'elle possède à son sujet. Par exemple, DERYtelecom peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d'une autre personne. De plus, DERYtelecom peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si la communication permettait de révéler des informations commerciales confidentielles, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel d'un avocat, si les renseignements ont été obtenus au terme d'un processus officiel de règlement d'un différend, ou encore si les renseignements ont été recueillis pendant une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale. Sur demande, DERYtelecom indiquera le motif du refus de l'accès aux renseignements personnels.
9.3 Afin d'assurer la protection des renseignements personnels, un client peut être tenu de fournir des renseignements suffisants pour que DERYtelecom puisse rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels et autoriser l'accès au dossier de cette personne. L'information ainsi fournie doit servir uniquement à cette fin.
9.4 DERYtelecom corrigera ou complètera promptement tous les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Tout différend non réglé relatif à l'exactitude ou à l'exhaustivité des renseignements doit être consigné dans le dossier de la personne concernée. S'il y a lieu, DERYtelecom doit communiquer tout renseignement modifié aux tiers qui ont accès à ces renseignements personnels ou leur faire part de l'existence de différends non réglés.
9.5 Un client peut obtenir des informations ou demander de consulter son dossier personnel en s'adressant à un représentant désigné à l'un des bureaux du Service à la clientèle de DERYtelecom.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de DERYtelecom.
10.1 DERYtelecom doit établir des mécanismes pour recevoir toutes les plaintes et toutes les demandes de renseignements concernant leurs politiques et leurs pratiques en matière de gestion des renseignements personnels et y donner suite.
10.2 DERYtelecom doit informer ses clients de l'existence de ces mécanismes ainsi que de l'existence de mécanismes de plainte.
10.3 Les personnes responsables du respect du Code de DERYtelecom peuvent solliciter un avis auprès d'un organisme extérieur, s'il y a lieu, avant de répondre de façon définitive aux plaintes déposées par des particuliers.
10.4 DERYtelecom doit faire enquête sur toutes les plaintes relatives au respect du Code de DERYtelecom. Si une plainte est jugée fondée, la compagnie prendra les mesures appropriées, y compris modifier ses politiques et ses pratiques, au besoin. Le client sera informé du résultat de l'enquête relative à sa plainte.
Pour avoir plus d'informations sur l'engagement de DERYtelecom en matière de protection des renseignements personnels, on peut communiquer avec le superviseur du service à la clientèle de l'une ou l'autre des succursales de DERYtelecom, au numéro indiqué sur la facture mensuelle ou sur le site Web derytele.com.
Code de protection des renseignements personnels de DERYtelecom
Volet 2 – Traitement des renseignements personnels des clients*
* Ce volet complète les règles générales énoncées au Volet 1 du code.
En devenant client de DERYtelecom, les renseignements personnels que vous nous divulguez nous permettent de vous fournir les produits et services demandés les mieux adaptés à vos besoins. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la distribution de nos produits et services. Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels. Toutefois, en faisant ce choix, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir le produit, le service ou l'information que vous nous avez demandés.
À moins que vous ne donniez votre consentement exprès ou que la divulgation ne soit exigée par les autorités judiciaires ou par la Loi, tous les renseignements personnels que DERYtelecom (incluant ses Mandataires) détient sur vous, ne peuvent être communiqués à quiconque, à l'exception de : (i) vous-même; (ii) une personne qui, de l'avis de DERYtelecom, cherche à obtenir les renseignements en qualité de votre mandataire; (iii) une compagnie qui s'occupe de vous fournir des services reliés au service téléphonique ou aux annuaires téléphoniques, sous réserve que les renseignements soient requis à cette fin, que la divulgation se fasse à titre confidentiel et que les renseignements ne soient utilisés qu'à cette fin.
DERYtelecom utilise vos renseignements personnels à certaines fins, telles que :
Certains services offerts par DERYtelecom peuvent requérir des mesures particulières comme par exemple, la confidentialité des sites parcourus à l'ordinateur, du contenu des courriels, des choix de programmes télévisés, des profils d'habitude créés par le visiteur, des objets acquis par transaction électronique et des endroits où ces objets seraient acquis. Chaque produit et service pourra être accompagné d'éléments de politique sur la protection des renseignements personnels qui lui sont propres et en complément du présent Code, le cas échéant, et les clients de tels produits ou services auront accès à la politique pertinente.
Volet 1 – Règles générales
Introduction
DERYtelecom est l'un des plus importants câblodistributeurs au Québec. Nous sommes également un acteur de premier plan dans l'accès Internet à haute vitesse, l'hébergement de sites Web et les services de téléphonie par câble. Notre équipe s'engage à offrir aux communautés rurales la même variété et qualité de service de câblodistribution qu'en centre urbain.
DERYtelecom se fait un devoir d'assurer l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et la protection des renseignements personnels relatifs à ses clients. Le Code de protection des renseignements personnels de DERYtelecom est un énoncé officiel des lignes directrices et principes relatifs aux exigences minimales en matière de protection des renseignements personnels concernant les clients de DERYtelecom.
Le Code de DERYtelecom vise à établir des pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des renseignements personnels.
Résumé des principes
Principe 1 – Responsabilité
DERYtelecom est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner au moins une personne qui devra s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et elle doit procéder de façon honnête et licite.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
DERYtelecom ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. DERYtelecom doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Principe 7 – Mesures de sécurité
DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
DERYtelecom doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques de gestion des renseignements personnels.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
DERYtelecom doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de DERYtelecom.
Portée et application
Les dix principes qui constituent le Code de DERYtelecom sont interdépendants et DERYtelecom doit les respecter dans leur totalité. Chaque principe doit être lu de concert avec les observations qui l'accompagnent.
Portée et application du Code de DERYtelecom
Le Code de DERYtelecom s'applique aux renseignements personnels que DERYtelecom recueille, utilise ou communique au sujet de ses clients.
Le Code de DERYtelecom s'applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes leurs formes – verbale, électronique ou écrite.
Le Code de DERYtelecom ne restreint pas la collecte, l'utilisation ou la communication par DERYtelecom des renseignements disponibles dans le public, comme le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'un client, lorsque ces renseignements sont inscrits dans un annuaire ou disponibles par le service d'assistance-annuaire.
Définitions
Client – personne qui
(a) utilise ou demande d'utiliser des produits ou services de DERYtelecom;Collecte – action de recueillir, d'acquérir, de consigner ou d'obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris auprès de tiers, par quelque moyen que ce soit.
(b) correspond avec DERYtelecom;
(c) participe à un concours commandité par DERYtelecom.
Communication – action de révéler des renseignements personnels à un tiers.
Consentement – acquiescement libre à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels aux fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Toutefois, il doit toujours être non équivoque et ne pas obliger DERYtelecom à le déduire. Le consentement implicite désigne un consentement que l'on peut raisonnablement déduire d'un acte ou d'une omission de la part d'une personne.
Renseignement personnel – renseignement concernant une personne identifiable, mais à l'exclusion des renseignements généraux qui ne peuvent pas être reliés à une personne en particulier. Ces renseignements comprennent les données sur le crédit, les dossiers de facturation, les relevés des services et de l'équipement, ainsi que toute plainte consignée au dossier.
Tiers – personne autre que le client ou son mandataire ou organisme qui ne fait pas partie de DERYtelecom.
Utilisation – traitement, manipulation et gestion de renseignements personnels par DERYtelecom.
Principe 1 – Responsabilité
DERYtelecom est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et désigne une personne qui s'assure du respect des principes énoncés dans le présent code. Au moment de la présente publication, il s'agit de Madame Diane Serres, directrice des ressources humaines, DERYtelecom, 1013, rue Bagot, La Baie (Québec), G7B 2N6.
1.1 Il appartient à la haute direction de DERYtelecom de veiller au respect des dispositions du Code de DERYtelecom et de désigner au moins une personne à cette fin. D'autres employés de DERYtelecom peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la personne désignée ou pour s'occuper des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels.
1.2 DERYtelecom est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a garde, ce qui comprend les renseignements confiés à un tiers pour des fins de traitement. DERYtelecom prendra les moyens appropriés pour assurer un degré comparable de protection des renseignements en cours de traitement par un tiers (voir le principe 7).
1.3 DERYtelecom a mis en oeuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite au Code de DERYtelecom, entre autres :
a) la mise en oeuvre de procédures destinées à protéger les renseignements personnels et à s'assurer que la compagnie respecte le Code de DERYtelecom;
b) la mise en place de procédures relatives à la réception et au traitement des demandes de renseignements ou des plaintes;
c) la formation et l'information des employés sur les politiques et les pratiques de la compagnie;
d) la rédaction de documents explicatifs au sujet des politiques et des pratiques de la compagnie.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
2.1 DERYtelecom recueille des renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :
a) établir et maintenir des relations commerciales dignes de confiance avec les clients et assurer les services courants;Toute mention des « fins déterminées » renvoie aux fins mentionnées dans le présent énoncé de principe.
b) comprendre les besoins des clients;
c) concevoir, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et des services;
d) gérer et concevoir leurs activités opérationnelles et commerciales;
e) satisfaire aux exigences légales et réglementaires.
2.2 DERYtelecom doit préciser, de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit, les fins déterminées au client avant ou pendant la collecte des renseignements personnels. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces fins ou indiquer au client de communiquer avec la personne désignée au sein de DERYtelecom, qui lui expliquera les fins déterminées.
2.3 Sauf lorsque la loi l'y oblige, DERYtelecom n'utilisera pas ou ne communiquera pas pour une nouvelle fin des renseignements personnels déjà recueillis avant d'avoir d'abord défini et consigné la nouvelle fin et obtenu le consentement du client.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
3.1 Dans certaines circonstances, DERYtelecom peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements à l'insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, DERYtelecom peut recueillir ou utiliser des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si cela sert manifestement l'intérêt de la personne concernée et qu'il est impossible d'obtenir son consentement dans un délai approprié, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une personne mineure, gravement malade ou atteinte d'incapacité mentale. DERYtelecom peut aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si le fait de demander le consentement de la personne concernée risque d'aller à l'encontre du but visé par la collecte des renseignements, par exemple, dans le cas d'une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale.
DERYtelecom peut aussi utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement en cas d'urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d'une personne est menacée. DERYtelecom peut communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat qui représente les compagnies, afin de percevoir une créance, respecter une assignation, un mandat ou une autre ordonnance d'un tribunal ou lorsque la loi l'exige.
3.2 Pour obtenir le consentement de la personne concernée, DERYtelecom fera toutes les démarches raisonnables pour s'assurer que le client est informé des fins pour lesquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Ces fins seront énoncées de façon que le client puisse raisonnablement les comprendre.
3.3 Règle générale, DERYtelecom obtiendra le consentement de la personne concernée au moment de recueillir et de communiquer des renseignements personnels. Toutefois, elles peuvent aussi obtenir ce consentement après la collecte des renseignements personnels, mais avant de les utiliser ou de les communiquer pour une nouvelle fin.
3.4 DERYtelecom demandera aux clients de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels, à titre de condition de fourniture d'un produit ou d'un service, dans la mesure seulement où la collecte, l'utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire à l'exécution des fins déterminées.
3.5 Pour déterminer la méthode de consentement appropriée, DERYtelecom tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients.
3.6 Règle générale, l'utilisation des produits et des services par un client constitue un consentement implicite à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels, aux fins déterminées, par DERYtelecom.
3.7 Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d'un délai raisonnable. Les clients peuvent communiquer avec DERYtelecom pour obtenir plus de renseignements sur les conséquences d'un tel retrait.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
DERYtelecom ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. DERYtelecom doit procéder de façon honnête et licite.
4.1 DERYtelecom recueille des renseignements personnels principalement auprès de ses clients.
4.2 DERYtelecom peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources, y compris des agences d'évaluation du crédit, des employeurs ou des références personnelles, ou auprès de tiers qui prétendent être autorisés à communiquer ces renseignements.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
DERYtelecom ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. DERYtelecom doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
5.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement (voir 3.1).
5.2 DERYtelecom peut aussi communiquer des renseignements personnels sur un client à :
a) une autre compagnie de télécommunications, pour assurer l'efficience et l'efficacité de la fourniture des services de télécommunications;5.3 Seuls les employés de DERYtelecom dont les activités commerciales ou les tâches habituelles l'exigent ont accès aux renseignements personnels sur les clients.
b) une entreprise qui participe à la fourniture de services de télécommunications ou de services d'annuaires au client;
c) une autre personne, pour la conception, l'amélioration, la commercialisation ou la fourniture d'un produit ou d'un service de DERYtelecom;
d) un mandataire dont les services ont été retenus par DERYtelecom afin de recouvrer le compte d'un client;
e) des distributeurs de cartes de crédit et des agences d'évaluation du crédit;
f) une personne qui, de l'avis de DERYtelecom, demande les renseignements à titre de mandataire du client;
g) un ou plusieurs tiers, lorsque le client consent à la communication ou lorsque la communication est exigée en vertu de la loi.
5.4 DERYtelecom conserve les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client, DERYtelecom conservera soit les renseignements proprement dits, soit une explication des motifs de la décision pendant une période suffisante pour que le client puisse avoir accès à ces renseignements ou à ces motifs.
5.5 DERYtelecom met en œuvre des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques relativement à la conservation et à la destruction des renseignements personnels et des dossiers qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou qui ne sont plus exigés en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
6.1 Les renseignements personnels utilisés par DERYtelecom doivent être assez exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client.
6.2 DERYtelecom fera la mise à jour des renseignements personnels sur les clients seulement lorsque nécessaire pour satisfaire aux fins déterminées ou sur un avis en ce sens de la part de la personne concernée.
Principe 7 – Mesures de sécurité
DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
7.1 DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels contre certains risques comme la perte ou le vol, la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisées, en prenant les mesures de sécurité nécessaires. Elle doit protéger les renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 DERYtelecom doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers aux termes d'ententes contractuelles énonçant le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
7.3 Tous les employés de DERYtelecom qui ont accès à des renseignements personnels doivent être tenus, à titre de condition d'emploi, de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements personnels.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
DERYtelecom doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques de gestion des renseignements personnels.
8.1 DERYtelecom doit faciliter la compréhension de ses politiques et pratiques en informant les clients de la fonction et de l'adresse de chaque personne chargée de s'assurer que les départements et succursales respectent le Code de DERYtelecom et à qui il faut acheminer les plaintes ou les demandes de renseignements.
8.2 DERYtelecom diffusera des informations afin d'aider les clients à exercer leurs droits quant à l'utilisation des renseignements personnels qui les concernent, ainsi que des informations sur les services de protection de la vie privée.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
DERYtelecom doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
9.1 Sur demande, DERYtelecom permet à la personne concernée de consulter les renseignements personnels compris dans son dossier. Les renseignements personnels doivent être fournis d'une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne concernée.
9.2 Dans certaines situations, il peut être impossible à DERYtelecom de permettre à un client de consulter tous les renseignements personnels qu'elle possède à son sujet. Par exemple, DERYtelecom peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d'une autre personne. De plus, DERYtelecom peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si la communication permettait de révéler des informations commerciales confidentielles, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel d'un avocat, si les renseignements ont été obtenus au terme d'un processus officiel de règlement d'un différend, ou encore si les renseignements ont été recueillis pendant une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale. Sur demande, DERYtelecom indiquera le motif du refus de l'accès aux renseignements personnels.
9.3 Afin d'assurer la protection des renseignements personnels, un client peut être tenu de fournir des renseignements suffisants pour que DERYtelecom puisse rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels et autoriser l'accès au dossier de cette personne. L'information ainsi fournie doit servir uniquement à cette fin.
9.4 DERYtelecom corrigera ou complètera promptement tous les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Tout différend non réglé relatif à l'exactitude ou à l'exhaustivité des renseignements doit être consigné dans le dossier de la personne concernée. S'il y a lieu, DERYtelecom doit communiquer tout renseignement modifié aux tiers qui ont accès à ces renseignements personnels ou leur faire part de l'existence de différends non réglés.
9.5 Un client peut obtenir des informations ou demander de consulter son dossier personnel en s'adressant à un représentant désigné à l'un des bureaux du Service à la clientèle de DERYtelecom.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de DERYtelecom.
10.1 DERYtelecom doit établir des mécanismes pour recevoir toutes les plaintes et toutes les demandes de renseignements concernant leurs politiques et leurs pratiques en matière de gestion des renseignements personnels et y donner suite.
10.2 DERYtelecom doit informer ses clients de l'existence de ces mécanismes ainsi que de l'existence de mécanismes de plainte.
10.3 Les personnes responsables du respect du Code de DERYtelecom peuvent solliciter un avis auprès d'un organisme extérieur, s'il y a lieu, avant de répondre de façon définitive aux plaintes déposées par des particuliers.
10.4 DERYtelecom doit faire enquête sur toutes les plaintes relatives au respect du Code de DERYtelecom. Si une plainte est jugée fondée, la compagnie prendra les mesures appropriées, y compris modifier ses politiques et ses pratiques, au besoin. Le client sera informé du résultat de l'enquête relative à sa plainte.
Pour avoir plus d'informations sur l'engagement de DERYtelecom en matière de protection des renseignements personnels, on peut communiquer avec le superviseur du service à la clientèle de l'une ou l'autre des succursales de DERYtelecom, au numéro indiqué sur la facture mensuelle ou sur le site Web derytele.com.
Code de protection des renseignements personnels de DERYtelecom
Volet 2 – Traitement des renseignements personnels des clients*
* Ce volet complète les règles générales énoncées au Volet 1 du code.
En devenant client de DERYtelecom, les renseignements personnels que vous nous divulguez nous permettent de vous fournir les produits et services demandés les mieux adaptés à vos besoins. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la distribution de nos produits et services. Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels. Toutefois, en faisant ce choix, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir le produit, le service ou l'information que vous nous avez demandés.
À moins que vous ne donniez votre consentement exprès ou que la divulgation ne soit exigée par les autorités judiciaires ou par la Loi, tous les renseignements personnels que DERYtelecom (incluant ses Mandataires) détient sur vous, ne peuvent être communiqués à quiconque, à l'exception de : (i) vous-même; (ii) une personne qui, de l'avis de DERYtelecom, cherche à obtenir les renseignements en qualité de votre mandataire; (iii) une compagnie qui s'occupe de vous fournir des services reliés au service téléphonique ou aux annuaires téléphoniques, sous réserve que les renseignements soient requis à cette fin, que la divulgation se fasse à titre confidentiel et que les renseignements ne soient utilisés qu'à cette fin.
DERYtelecom utilise vos renseignements personnels à certaines fins, telles que :
- approuver votre demande d'adhésion à nos services;
- maintenir la communication avec vous;
- vous tenir informé des offres et promotions en cours sur nos produits et services, sauf si vous vous y objectez;
- détecter et prévenir d'éventuelles fraudes ou l'utilisation illégale, inadéquate ou inappropriée de nos produits et services;
- évaluer votre degré de satisfaction à l'égard de nos produits et services;
- nous conformer aux lois, etc.
Certains services offerts par DERYtelecom peuvent requérir des mesures particulières comme par exemple, la confidentialité des sites parcourus à l'ordinateur, du contenu des courriels, des choix de programmes télévisés, des profils d'habitude créés par le visiteur, des objets acquis par transaction électronique et des endroits où ces objets seraient acquis. Chaque produit et service pourra être accompagné d'éléments de politique sur la protection des renseignements personnels qui lui sont propres et en complément du présent Code, le cas échéant, et les clients de tels produits ou services auront accès à la politique pertinente.
